Archiválására

Archiválás a hosszú távú megőrzés és hozzáférhetőség érdekében történő dokumentum- és adathordozók tárolásának és rendszerezésének folyamata. A szó a magyar nyelvben a tevékenységet jelöli, az archívum pedig az erre szolgáló tároló hely; az „-ára” képző pedig a cél vagy felhasználási viszony kifejezésére szolgál, tehát az archiválására olyan kontextusban használható, amely a dokumentumok hosszú távú megőrzésére utal.

Gyakorlati környezetben az archiválás általában nem helyettesíti a rendszeres mentést vagy a jelenlegi munkafolyamatok operatív tárolását, hanem a hosszú távú megőrzést és a hitelesség, olvashatóság megőrzését célozza. Ennek megfelelően fizikai és digitális anyagokat egyaránt érinthet, és gyakran részét képezi a közintézmények és vállalatok dokumentumkezelési politikáinak.

A folyamat részei közé tartozik a kiválasztás és értékelés (mi legyen archiválva), osztályozás, metaadatok rögzítése, archivált adatok rendszerezése, hosszú távú megőrzéshez szükséges formátumok kiválasztása és migrációja, adat- és hozzáféréskezelés, valamint adat-integritás és hitelesség megőrzésének gyakorlatokkal való biztosítása. Szakmai környezetben gyakran alkalmazottak standardok és keretrendszerek segítik ezt a folyamatot.

Szabványok és jogi környezet is formálják az archiválást: például ISO 15489 a records management területén, OAIS modell digitális megőrzésben, továbbá adatvédelmi és anonimitási követelmények, mint a GDPR, amelyek meghatározzák, meddig és hogyan őrzhetők az adatok. Archiválására vonatkozó politikák és eljárások ezért összetett, több területet érintő feladatok.