vaihekuvauksia

Vaihekuvauksia ovat kuvausten sarja, jotka dokumentoivat erään prosessin, projektin tai tutkimusvaiheen keskeiset piirteet. Ne hahmottavat vaiheiden järjestyksen, tavoitteet sekä odotetut tulokset ja määrittelevät, mitä kussakin vaiheessa tapahtuu, mitä sisään- ja ulostuloja tarvitaan ja millä kriteereillä vaihe voidaan hyväksyä tai siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Etymologia: Vaihe tarkoittaa prosessin osaa tai staagia; kuvaus on sen osan yksityiskohtainen selostus. Yhdessä termi viittaa vaiheittain etenevän toiminnon kuvamiseen. Suomessa vaihekuvauksia käytetään usein teknisessä, hallinnollisessa ja laadunvarmistukseen liittyvässä dokumentaatiossa.

Rakenne: vaihekuvaus voi sisältää seuraavat elementit: tavoite per vaihe; vastuut ja roolit; sisääntulot (input) ja ulostulot (output); tarvittavat resurssit ja työkalut; aikataulu sekä kriteerit etenemisen hyväksymiselle; laatustandardit ja toiminnalliset vaatimukset; kriteerit seuraavaan vaiheeseen siirtymiselle; riskien kuvaus sekä mahdolliset varotoimet; sekä yhteydet muihin vaiheisiin ja dokumentaation viittaukset.

Käyttökohteet: projektinhallinnassa, ohjelmistokehityksessä, tuotteen tai palvelun elinkaaren hallinnassa sekä tutkimus- ja hanketyössä. Vaihekuvauksia voidaan käyttää yhdessä standardien ja ohjeiden kanssa, kuten standardoitujen toimintatapojen (SOP) ja työvaiheiden kuvauksien kanssa.

Haasteet ja huomioitavat asiat: epäselvyyksien välttäminen, kuvauksen ajantasaisuus muutoksissa sekä yhdenmukaisuus muiden dokumenttien kanssa. Selkeä terminologia ja sidos muihin projektidokumentteihin parantavat ymmärrettävyyttä ja käytettävyyttä.