udbudsforløb

Et udbudsforløb er den systematiske proces, som offentlige myndigheder og andre offentlige ordregivere følger for at anskaffe varer, ydelser eller bygge- og anlægsarbejder. Formålet er at fremme konkurrence, gennemsigtighed og lige behandling af tilbudsgivere samt at sikre optimal anvendelse af offentlige midler gennem en åben og kontrollerbar beslutningsproces.

Procesrammen er fastlagt i udbudsloven og EU-direktiverne, som implementeres i dansk ret. Ud over de generelle regler kan der være særlige krav ved visse udbud, for eksempel ved store kontrakter, følsomme oplysninger eller særlige sektorkrav. Der anvendes tærskler, der afgør, hvornår EU-udbud er påkrævet, og hvilke procedureformer der er tilladte.

Typiske faser i et udbudsforløb omfatter behovsafdækning og kravspecifikation, planlægning og udarbejdelse af udbudsmateriale, valg af konkurrenceform (åben procedure, begrænset procedure, forhandlet procedure eller konkurrencedialog), modtagelse af tilbud, evaluering efter fastsatte tildelingskriterier (pris, kvalitet, leveringstid, miljø mv.), og endelig tildeling og kontraktindgåelse.

Efter tildelingen følger kontraktunderskrift og opstart af leverance. Leverandører kan have ret til at få klageafklaring gennem Klagenævnet for Udbud, hvis reglerne ikke blev fulgt. Under kontraktperioden følges leverancen og ændringer håndteres gennem ændringsprocedurer, med løbende dokumentation og opfølgning for at sikre overholdelse og værdi af indkøbet.