tiedonkeruuvaatimukset

Tiedonkeruuvaatimukset ovat ohjeistuksia ja kieltoja, jotka ohjaavat sitä, miten organisaatiot keräävät, tallentavat, käsittelevät ja säilyttävät tietoja. Ne kattavat sekä tutkimus- ja palvelutoiminnan että julkisen hallinnon ja yksityissektorin prosessit. Tavoitteena on varmistaa tiedon laillinen, oikeudenmukainen sekä läpinäkyvä käyttö, tietosuoja ja tietoturva.

Keskeiset vaatimukset liittyvät usein tietojen keruun tarkoituksen määrittelyyn, oikeusperusteen valintaan sekä tietojen minimointiin ja tarkkuuteen. Keräämisen on perustuttava selkeään tarkoitukseen, jonka perusteella kerättäviä tietoja on rajoitettava ja säilytettävä vain niin kauan kuin tarkoitus tarvitsee. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan oikeusperusteita, usein suostumusta tai muutoin lainsäädäntöön perustuvaa oikeutta. Tiedonhankinnassa painotetaan läpinäkyvyyttä: rekisteröidyille on annettava tietoa keruun luonteesta, käytöstä ja oikeuksista.

Prosessien hallintaan kuuluu riskien arviointi ja tietosuojavaikutusten arviointi (DPIA) tarvittaessa, sekä dokumentaatio kuten tietosuojailmoitukset, tietojenkäsittelysopimukset ja vastuuselvitykset. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet, kuten pääsynhallinta, salaus ja anonymisointi/pseudonymisointi, ovat keskeisiä. Säilytysaikataulut, tietojen eheys ja oikea-aikainen poisto ovat osa vaatimusten toteuttamista.

Oikeudet ja vastuut korostuvat: rekisteröityjen oikeudet (pääsy, oikaisu, poistaminen, rajoitus, vastustaminen) sekä valvonta vastuuhenkilöiden ja käsittelijöiden välillä. Kansainvälisissä yhteyksissä noudatetaan GDPR:n periaatteita ja mahdollisia kansallisia lisävaatimuksia. Tiedonkeruuvaatimukset ohjaavat sekä suunnittelua että päivittäistä tiedonhallintaa kohtuullisella riskillä ja korkealla luottamuksella.