säilytysluokat

Säilytysluokat ovat järjestelmä, jota käytetään säilytettävien materiaalien suojelemiseksi ja käytön optimoimiseksi. Sen piiriin kuuluvat sekä fyysiset aineistot, kuten asiakirjat, valokuvat ja museoesineet, että digitaalinen aineisto. Säilytysluokkien tavoitteena on määritellä, missä ja miten kohteita tulisi säilyttää ottaen huomioon niiden arvo, haurastuvuus, käyttöaste sekä mahdolliset lailliset tai käytännölliset säilytysvelvoitteet ja riskit.

Säilytysluokkien perusidea on tukea ostopäivän hallintaa, kulun ja käsittelyn hallintaa sekä varmistaa oikea-aikainen pääsy materiaaleihin. Yleisesti ne jakavat aineiston elinkaaren mukaan: aktiivisessa käytössä olevat aineistot, vähemmän käytössä olevat aineistot sekä pitkäaikaissäilytys, jossa kohteet säilyvät useiden vuosikymmenten tai pidemmän ajan. Lisäksi on erikoisryhmiä, joilla on erityisvaatimuksia, kuten valokuvat, filmimateriaalit, mikroformaatit sekä digitaalinen aineisto, jonka pitkäaikainen säilytys vaatii teknistä ylläpitoa, kuten migratioita ja monistamista.

Käytännössä säilytysluokitus alkaa aineiston inventoinnista ja luokittelusta. Jokaiselle luokalle määritellään sopivat ympäristöolot sekä käsittely- ja käyttöoikeussäännöt. Lisäksi luokkiin liittyy varautumisen ja riskienhallinnan vaatimukset, kuten suojapaikat, paloturvallisuus ja kunnosta huolehtiminen. Monilla organisaatioilla on kansallisia ohjeistuksia ja standardeja, jotka ohjaavat kosteuden, lämpötilan, valaistuksen ja tuholaistorjunnan hallintaa sekä varmuuskopiointi- ja migraatioprosesseja. Säilytysluokkien tarkoitus on tukea sekä arkistoinnin tehokkuutta että pitkän aikavälin säilyvyyttä.