skjalastjórnun

Skjalastjórnun er ferli sem miðar að stjórnun gagna og skjala innan stofnunar eða fyrirtækis til að stytta vinnu, bæta meðferð upplýsinga og uppfyllja lagalegar og reglubundnar skyldur. Helstu markmið eru að tryggja aðgengi að réttum skjölum þegar þörf er á, varðveita sönnunargildi þeirra, vernda persónuupplýsingar og auka rekjanleika gagna.

Meginhugtök eru skrásetning, flokkun og metadata (tengd atriði eins og nöfn, stofnun og dagsetningar), varðveisla og eyðing. Skjalastjórnun byggir á skipulagi gagna eftir gerð og starfsemi og gerir notendum kleift að finna skrár hratt og örugglega. Réttindastjórnun og aðgengi hafa einnig mikilvægt hlutverk.

Ferli: skapun skjala krefst skrásetningar; skráning í flokkunarkerfi og metainfo; geymd í skjalastjórnunarkerfi (DMS/ECM). Notkun og aðgengi eru stýrð með réttindum; varðveisla ákvarðast af varðveisluplani og reglugerðum. Eyðing fer fram þegar gögn hafa misst gildistíma eða þegar lög og stjórnvöld krefja eða leyfa.

Tól og staðlar: DMS/ECM-stjórnun veitir aðgangsstýringu, leit og útvegun skjala. Helstu staðlar eru ISO 15489 um skjalastjórnun og GDPR sem varðar persónuupplýsingar; aðrar reglur geta átt við eftir starfsemi.

Hlutverk og ábyrgð: skjalastjóri eða skjalastjórnarteymi ber ábyrgð á stefnu, framkvæmd og endurmælingu. Notendur bera ábyrgð á að fara eftir reglum og meðhöndla gögnin rétt.

Ávinningur: bætir aðgengi, samræmi og rekjanleika gagna, styður audits og minnkar áhættu tengda persónuupplýsingum og rangri meðferð gagna. Helstu áskoranir eru samþætting kerfa, umbreyting gagna og varðveisla auk öryggis.