pääkirjan

Pääkirja, singularin pääkirjan muoto, on kirjanpidon keskeinen peruskirja, jossa kaikki taloudelliset tapahtumat tallennetaan tilikohtaisesti. Se on pää journalin eli päiväkirjan postitusten koonti, josta yksittäiset tapahtumat jaetaan eri tileille (tilit) debiteineihin ja krediitteihin sekä kerryttää kunkin tilin saldon. Pääkirjaa kutsutaan usein yleiseksi tai yleiseksi pääkirjaksi, ja se muodostaa auditoitavan oikeellisuuden perustan.

Rakenne ja sisältö. Pääkirjassa on tilityyppien mukaan eriteltyjä tilejä, kuten aineettomat ja aineelliset hyödykkeet, velat, oma pääoma sekä tulot ja menot. Jokaisella tilillä on avaussaldo, ajanjakson aikana tapahtuneet debet- ja kredit-merkinnät sekä lopullinen saldo. Tilit ryhmitellään taseen ja tuloslaskelman rakennusaineksiksi siten, että tilinpäätöksen laadinta on mahdollista.

Käyttö ja prosessi. Päiväkirjan merkinnät siirretään pääkirjaan, ja tarvittaessa luodaan alilekisteröintejä ostovelkojen, myyntisaamisten tai muiden eriteltyjen erien seuraamiseksi. Pääkirja mahdollistaa tilin saldon seurannan, lisäanalyysin sekä sisäisen ja ulkoisen auditoinnin. Kirjanpitojärjestelmä tuottaa näiden tietojen perusteella kustakin tilistä summat tilinpäätöksen laatimista varten ja antaa tilien koontituloksen, kuten välitilinpäätöksen tai tilinpäätöksen.

Sääntely ja käytäntö. Suomessa pääkirja on osa kirjanpitovelvoitteiden alaista kirjanpitoa, ja se tukee kaksinkertaista kirjanpitoa sekä tilinpäätöksen laatimista kirjanpitolaissa ja sovellettavissa tilinpäätösnormeissa. Digitaalisessa kirjanpidossa pääkirja ylläpidetään usein kirjanpito-ohjelmistoissa, jotka tallentavat annetut merkinnät ja mahdollistavat hakutoiminnot sekä raportoinnin.