publikasjonskrets

Publikasjonskrets er et begrep som brukes i norsk forvaltnings- og publikasjonspraksis for å beskrive nettverket av mottakere og kanalene gjennom hvilke publikasjoner blir distribuert. Begrepet dekker både hvem som skal få tilgang til dokumenter og hvordan disse dokumentene når dem, enten det er internt i en organisasjon eller i kontakt med eksterne interessenter.

Hovedformålet med en publikasjonskrets er å sikre riktig mottak og tilgang, oppfylle informasjons- og åpenhetskrav, og samtidig gjøre distribusjonen effektiv og sporbar. Dette innebærer ofte at utgivere planlegger hvilke målgrupper som trenger hvilke publikasjoner, og hvilke kanaler som benyttes for å nå dem.

Den typiske strukturen består av mottakere (for eksempel interne avdelinger, ledelse, offentlige instanser, biblioteker og samarbeidspartnere), distribusjonskanaler (trykte kopier, e-post, intranett, offentlige nettsider eller åpne dataregistre) og styringsprosesser (godkjenning, versjonskontroll, arkivering og tilbakemeldinger). I en digital tidsalder har publikasjonskretsen ofte utvidet seg til å inkludere tilgangskontroller og metadata som gjør søk og gjenfinning enklere.

I offisielle sammenhenger er publikasjonskretsen viktig for å sikre at nødvendige dokumenter når relevante myndigheter og publikum, og at informasjonen håndteres i samsvar med regler om offentlighet og dokumenthåndtering. Etymologisk består ordet av publikasjon og krets, som beskriver en sirkulering eller gruppe som mottar og behandler publikasjoner.

Se også: distribusjonsliste, publikasjonsprosess, arkivering.