lagringsperiode

Lagringsperiode er den tidsperioden data oppbevares før de slettes, arkiveres eller anonymiseres. Begrepet brukes ofte i sammenheng med personopplysninger og annen sensitiv informasjon, og er en del av prinsippet om lagringsbegrensning i personvernforordningen. Målet er å sikre at opplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Formål og rettslig grunnlag: Lagringsperioden knytter seg til formålet med behandlingen. Behandlingen må ha et legitimt formål, for eksempel oppfyllelse av en kontrakt, etterlevelse av lovpålagte krav, eller andre legitime interesser. En tydelig lagringsperiode bør fastsettes og dokumenteres i en organisasjons personvernpolicy eller behandlingsregister, og data bør slettes eller anonymiseres når formålet ikke lenger gjelder.

Faktorer som påvirker lengden: Varigheten avhenger av formålet, typen data, hvor sensitive opplysninger er, og hvilke juridiske krav som gjelder. Regler knyttet til regnskap, skatt, kontrakter eller offentlig rapportering kan føre til lengre oppbevaring. Data subjects rettigheter, risiko ved oppbevaring og muligheten for oppdatering eller samtykke kan også påvirke beslutningen.

Implementering og styring: Effektiv lagringsstyring krever en lagringsplan eller retensjonsplan, automatisert sletting eller anonymisering, og sikre arkiveringsrutiner der oppbevaring er nødvendig. Dokumentasjon og regelmessige gjennomganger er sentralt for å opprettholde kontroll og overholdelse.

Rettigheter og åpenhet: Brukere og berørte parter har rett til innsyn i hvordan data lagres og slettes. Ved samtykke eller legitim interesse kan de be om begrensning, korrigering eller sletting når formålet er oppnådd eller oppbevaringsperioden utløper. Organisasjoner bør være transparente om oppbevaringsperioder i personverninformasjon og policyer.