kjøpsprosessens

Kjøpsprosessen, eller innkjøpsprosessen, er en systematisk serie aktiviteter en organisasjon gjennomfører for å anskaffe varer og tjenester fra eksterne leverandører. Prosessen har som mål å sikre at behov identifiseres riktig, at kvalitet og pris står i forhold, og at innkjøpet skjer til rett tid samtidig som risiko, samsvar og verdiskapning ivaretas.

De grunnleggende fasene inkluderer behovsidentifikasjon og kravspesifikasjon, markeds- og leverandøranalyse, innhenting av tilbud og evaluering etter forutbestemte kriterier, forhandling og kontraktsinngåelse, bestilling og leveranse, samt mottak, kvalifisering av varene/tjenesten og endelig aksept. Etter kjøpet følger betaling og en etterkontroll som vurderer total verdi og leverandørprestasjon.

Organisatorisk skiller kjøp ofte mellom operasjonelle kjøp og strategiske kjøp. Operasjonelle kjøp dekker rutinemessige, standardiserte behov med kortere leveringsintervaller, mens strategiske kjøp fokuserer på store anskaffelser, langsiktige leverandørforhold, risiko- og kostnadsstyring samt optimalisering av totalkostnad for eierskap. Det kan også skilles mellom direkte innkjøp til produksjon og indirekte innkjøp for støttefunksjoner.

Digitalisering har påvirket kjøpsprosessen betydelig gjennom e-innkjøp, elektroniske anbud og automatiserte prosesser. Integrasjon med ERP-systemer og dataanalyse gjør sporing, rapportering og kontroll enklere, samtidig som det åpner for bedre beslutningsgrunnlag og samsvar.

En effektiv kjøpsprosess bruker relevante måleparametere, som kostnadsbesparelser, totalkostnad for eierskap, leveringstid, leverandørkvalitet og feilrater. Regelverk og etiske krav, avtalevilkår, autorisasjonsgrenser og miljø- og bærekraftsprioriteringer utgjør også viktige styringsområder.