innihaldsgögn

Innihaldsgögn eru íslenskt hugtak sem notað er í skjalasöfnum, bókasöfnum og varðveislustjórnun til að lýsa innihaldi safns eða gagnasafns. Þau eru oft gerð sem inventories eða finding aids og gefa yfirlit yfir hluta safnsins, uppruna, efni og uppbyggingu þess. Innihaldsgögn gera notendum kleift að átta sig á umfangi safnsins og hvernig það er skipulagt, sem og hvaða gagnaeigendur eða skjalaleif eru til staðar.

Notkun innihaldsgagna liggur til grundvallar varðveislu, skráningu og aðgengi. Þau auðvelda leit að skilgreindum hlutum, hjálpa til við uppruni og tengsl skjala við önnur gögn og styðja við ákvarðanir um varðveislu og aðgangsheimildir. Innihaldsgögn geta fylgt bæði líkamlegum hlutum (t.d. skjalasafni í geymslu) og stafrænni eign (t.d. rafræn skjalasöfn eða gagnagögn).

Helstu innihaldsefnin í innihaldsgögnum eru yfirleitt: titill eða heiti hluta, lýsing á innihaldi og umfang, uppruni (provenience), tímasetning og efnisgreining, skipulag eða röð (t.d. eftir þætti eða kassa), vísanir til annarra gagna og aðgengisskilmálum eða réttindum. Oft innihalda þau aðferð eða reglur fyrir skilgreiningu og uppfærslu.

Innihaldsgögn tengjast metadata-verkfærum og standa fyrir grundvöll skjalasafna og gagnaskipta. Þau gæta að þægilegu aðgengi, réttindum og framtíðarráðstöfun varðveislu, og stuðla að stöðugu gagnsæi í skjalasafni.