inköpsprocess

Inköpsprocessen är de samlade aktiviteter som en organisation genomför för att anskaffa varor eller tjänster, från behovsidentifiering till leverans och uppföljning av kontrakt. Syftet är att säkerställa att inköpen stödjer verksamhetens mål, är kostnadseffektiva och följer gällande regler och etiska principer.

Behovsanalys och upphandlingsplan är första steget. Här kartläggs vad som behövs, vilken kvantitet som krävs, vilka krav som ställs och vilken budget som finns. Planen tar hänsyn till leveranstid, risker och hållbarhet, samt hur upphandlingen passar in i organisationens strategiska mål.

Marknadsanalys och kravspecifikation innebär att undersöka marknaden och fastställa krav på funktion, kvalitet, miljö och livscykelkostnader. Kravspecifikationen kodifierar vad som ska levereras, hur utförandet ska verifieras och vilka kvalifikationer leverantören måste uppfylla.

Upphandlingsmetod och tilldelning beskriver vilka metoder som används, t.ex. öppen upphandling, selektiv upphandling eller förhandling. Valet beror på behovets art, risker och konkurrenssituation. Reglerna kring tilldelning ska vara transparenta och följa faststälda kriterier som pris, kvalitet och hållbarhet.

Anbud och utvärdering omfattar inbjudan, mottagning av anbud och jämförelse mot uppställda kriterier. Utvärderingen dokumenteras ofta i poängsystem och beslutet kommuniceras tydligt för att säkra spårbarhet och rättssäkerhet.

Kontrakt och leveransuppföljning innefattar kontraktsskrivning, leveransövervakning, prestationsmätning och hantering av ändringar. God kontraktshantering syftar till att säkra leveransens kvalitet, kostnadskontroll och långsiktiga värden som hållbarhet och flexibilitet.

Uppföljning och utveckling innebär kontinuerlig uppföljning av leverantörer, utvärdering av resultat och möjligheter till förbättringar. Digitalisering och e-upphandling används allt oftare för att öka transparens, effektivitet och compliance. Regler och ramverk varierar mellan offentliga och privata sektor samt mellan länder; i offentlig sektor påverkas processen av lagar och direktiv, till exempel i Sverige LOU och EU-direktiv.