gæðaskráningum

Gæðaskráningar eru skjöl eða rafræn skráningar sem veita sannanir fyrir samræmi við kröfur og fyrir árangur gæðakerfis fyrirtækisins. Þær dæla ljósi á hvernig gæði eru tryggð í hverjum ferli framleiðslu, þróunarverkefna og þjónustu og eru grundvöllur rekjanleika og endurbóta. Í alþjóðlegu samhengi eru gæðaskráningar oft hluti af gæðastjórnunarramma sem t.d. ISO 9001 kveður á um, þar sem fyrirtæki geyma, meðhöndla og endurskoða gögn til að sanna samræmi og árangur.

Helstu gerðir gæðaskráninga eru prófunar- og mælingarskýrsla, kalibreringarskýrslur, skýrslur um afbrigðileika (non-conformities) og aðgerðaráætlanir (CAPA). Einnig geta þær innifalið gögn um afhendingu, gæðisamsætur, innkaupagreiningar og endurskoðunar- og innleiðingarleiðbeiningar. Meginmarkmið þeirra er að tryggja rekjanleika, sannreyna samræmi og stuðla að stöðugu vara- og þjónustaöryggi.

Stjórnun gæðaskráninga felur í sér að þær eru sköpuð, samþykkt, geymd og reglulega endurskoðuð. Skrárnar þurfa að vera nákvæmar, læsilegar og auðfærar fyrir viðeigandi aðila. Notkun rafrænna skjalakerfa (skjalastjórnarkerfi) er algeng til að tryggja tímasetningar, leiðréttingar og öryggi gagna. Aðgengi er oft takmarkað og ábyrgðarmenn bera ábyrgð á réttu innihaldi og nýrri útgáfu.

Viðhald og varðveisla gæðaskráninga felur í sér að þær eru varðveittar í samræmi við stefnu fyrirtækis og reglugerðar, með viðeigandi retention-tímum sem byggjast á gerð vöru eða þjónustu og lagalegum kröfum. Að lokum auðvelda gæðaskráningar ákvarðanir, rekjanleika og meðferð gæðamála með markvissri endurbótastefnu.