esittelyvaiheissa

Esittelyvaiheissa on käsite, joka kuvaa prosessin alkuvaiheita, joissa osallistujille, sidosryhmille tai yleisölle annetaan keskeiset tiedot, tehdään esittelyt ja asetetaan yhteiset tavoitteet sekä toimintatavat. Termiä käytetään erityisesti projektinhallinnassa, tutkimus- ja kehityshankkeissa, tapahtumien suunnittelussa sekä rekrytoinneissa. Esittelyvaiheissa korostuvat orientaatio, kommunikaation rakenne sekä yhteisen lähtötiedon varmistaminen.

Esittelyvaiheissa keskitytään usein tavoitteen ja laajuuden määrittämiseen, osallistujien esittelyihin ja roolien selventämiseen, aikataulun sekä vastuiden läpikäyntiin sekä materiaalien jakamiseen. Lisäksi sovitaan ohjeista, pelisäännöistä ja turvallisuus- sekä tietosuoja-asetuksista. Tämän vaiheen tarkoituksena on tarjota kaikille osapuolille riittävä konteksti seuraavia vaiheita varten ja estää väärinymmärryksiä.

Eri konteksteissa esittelyvaiheiden painopisteet vaihtelevat. Projektinhallinnassa ne voivat keskittyä tavoitteiden ja resurssien hahmottamiseen sekä yhteistyön pelisääntöihin. Tutkimuksessa vaihe voi sisältää osallistujien rekisteröinnin, informoidun suostumuksen ja tutkimuksen taustan esittelyn. Tapahtumien suunnittelussa esittelyt kattavat ohjelman, puhujat ja käytännön logistiikan, kun taas rekrytoinneissa ne voivat tarkoittaa hakijan ja yrityksen esittelyä sekä odotusten kartoittamista.

Esittelyvaiheissa onnistuminen parantaa toteutettavuutta, vähentää riskejä ja luo luottamuksellista ilmapiiriä seuraaville vaiheille. Siitä huolehditaan sekä suunnitteluvaiheessa että toteutuksessa selkeällä viestinnällä ja osallistujien tasapuolisella huomioimisella.