dokumentuppgifter

Dokumentuppgifter, eller metadata för ett dokument, är strukturerad information som beskriver dokumentets egenskaper och sammanhang. De gör det möjligt att söka, organisera och bevara dokument genom att ge snabb tillgång till väsentliga beskrivningar utan att läsa själva innehållet. Dokumentuppgifter används inom arkiv, bibliotek och olika dokumenthanteringssystem samt i offentlig sektor och näringsliv.

Vanliga fält inkluderar titel, ansvarig (till exempel författare eller organisation), datum för skapande och/eller publicering, version eller utgåva, språk, format och filstorlek, samt rättigheter och tillgångsbegränsningar. Ytterligare uppgifter kan vara sammanfattning eller abstract, nyckelord, referenser, relationer till andra dokument och uppgifter om ursprung (provenance) samt behörighetsnivå och arkivklassificering.

Flera standarder och ramverk används för att strukturera dokumentuppgifter, bland andra Dublin Core, METS/MODS, PREMIS och ISO 15489 för dokument- och arkivhantering. Dessa riktlinjer bidrar till konsekvens, sökbarhet och bevarande över tid och underlättar utbyte mellan system.

Genom systematisk hantering av dokumentuppgifter stödjer man arkivpraxis, juridisk efterlevnad och digitalt bevarande samt effektiv informationssökning. Det är viktigt att metadata skapas vid dokumentets tillkomst och uppdateras vid förändringar för att säkerställa spårbarhet genom versioner och relationer. Sammanfattningsvis beskriver dokumentuppgifter dokumentets kontext och funktion och underlättar långsiktig hantering.