dokumenttitoimintoja

Dokumenttitoimintoja tarkoitetaan ryhmää toimintoja, joita käytetään digitaalisille asiakirjoille nykyaikaisissa ohjelmistoissa, kuten dokumenttihallintajärjestelmissä (DMS) ja laajemmissa sisällönhallintajärjestelmissä. Ne kattavat asiakirjojen elinkaaren hallinnan luomisesta, muokkaamisesta ja poistamisesta sekä niiden metadatoinnin, järjestelyn ja jakamisen.

Dokumenttitoiminnat voidaan jakaa useisiin osa-alueisiin: luominen ja tuonti, näkyvyys ja haku, muokkaus ja versionhallinta, metadatointi ja luokittelu, pääsynhallinta ja turvallisuus, yhteistyö ja työnkulut sekä säilytys ja arkistointi sekä vienti ja yhteentoimivuus.

Esimerkkejä toiminnosta ovat uuden dokumentin lisääminen tai tuominen, muokkaaminen ja tallentaminen sekä uuden version luominen. Dokumentteihin voi liittää muistiinpanoja ja kommentteja, nimetä uudelleen, siirtää, kopioida tai poistaa. Lisäksi tarjotaan haku ja suodatus, metatietojen merkitseminen sekä luokittelu, jakaminen ja jakelulinkkien hallinta. Usein tuetaan automaattista indeksointia, OCR:iä sekä PDF- tai muihin formaatteihin tehtävää konversiota sekä auditointia.

Dokumenttitoimintojen suunnittelussa korostuvat tietoturva, käyttöoikeuksien hallinta sekä lainalaisuuksien ja yrityspolitiikkojen noudattaminen. Lisäksi toiminnat tulee olla läpinäkyviä ja jäljitettävissä, jotta organisaatio voi valvoa ja ylläpitää dokumenttien elinkaarta asianmukaisesti.