dokumenttimuodoista

Dokumenttimuodot viittaavat tiedostojen rakenteisiin ja standardeihin, joiden avulla tallennetaan, jäsennellään ja esitetään tekstiä, kuvia sekä muuta sisältöä. Eri käyttötarkoitukset tarvitsevat erilaisia formaatteja: jotkut korostavat muokattavuutta ja yhteensopivuutta, toiset katselukertaa, muotoilua tai pitkäaikaista säilyvyyttä. Yleensä dokumenttimuotoja voidaan tarkastella sekä sisällön että teknisen toteutuksen kautta.

Yleisimmät dokumenttimuodot voidaan jakaa useisiin luokkiin. Tekstimuodot kuten TXT ja RTF tarjoavat perusmuokkausmahdollisuuksia; DOCX (Word) ja ODT (OpenDocument) ovat rikasmuotoisia asiakirjoja, joita tukevat laajat tyylit ja grafiikka. HTML ja XML hyödyntävät merkintä- ja rakenteellista sisältöä, ja ne soveltuvat sekä verkkosivuille että tietojärjestelmien väliin siirrettäviin dokumentteihin. Taulukot ja laskentataulukot kuuluvat myös dokumenttimuotoihin, kuten XLSX (Excel) ja ODS (OpenDocument Spreadsheet), sekä CSV-tiedostot, joita voidaan lukea useilla ohjelmistoilla.

PDF on yleinen jakelumuoto, joka säilyttää sivujen ulkoasun riippumatta käytetystä ohjelmasta. PDF/A on pitkäaikaista säilytystä varten tarkoitettu versio, joka varmistaa arkistoinnin rajoittamalla toiminnallisuuksia. E-kirjoissa suosittuja ovat EPUB ja MOBI, joista EPUB on avoin standardi ja jota tukevat modernit lukijat ja sovellukset.

Yhteentoimivuuden mahdollistavat avoimet standardit kuten OOXML (DOCX), ODF (ODT) sekä PDF/A, kun taas suljetut tai vanhat muodot voivat rajoittaa siirrettävyyttä ja pitkäaikaista pääsyä sisältöön. Dokumenttimuotojen valinta tulisi tehdä käyttötarkoituksen, muokkauksentarpeen, jakamisen ja arkkistointitavoitteiden perusteella.