Dokumenttimuotojen

Dokumenttimuotojen käsite viittaa digitaalisia asiakirjoja tallentavien tiedostomuotojen kokonaisuuteen. Jokaisella dokumenttimuodolla on rakenteellisia ominaisuuksia sekä oikeuksia siitä, miten sisältöä voidaan muokata, esittää ja jakaa. Muotoja voidaan luokitella muun muassa muokattavuuden, tulkittavuuden ja arkistointikyvyn perusteella.

Tuntuvimmat luokittelut jakavat dokumenttimuodot muun muassa seuraaviin ryhmiin: muokattavat toimistosovellusten muodot (kuten DOCX, ODT, RTF), esitysmuodot (PDF, PDF/A), kevyt teksti- ja dataformaatit (TXT, CSV, XML, JSON) sekä verkkodokumenttien muodot (HTML). Lisäksi on erillisiä arkistointia varten suunnattuja formaatteja, kuten PDF/A, joiden tavoitteena on säilyttää sisältö ja muoto tuleville sukupolville.

Avointen ja suljettujen standardien välillä on merkittäviä eroja. Avoimuus vaikuttaa yhteensopivuuteen eri ohjelmistojen kanssa sekä oikeuksiin muokata ja käyttää formaattia. Valinta riippuu käyttötarkoituksesta: pitkäaikaissäilytys ja metadatan hallinta voivat suosia vakiintuneita ja arkkistoituja muotoja, kun taas yhteistyö ja helppokäyttöisyys korostavat laajasti tuettuja ja muokattavia muotoja.

Tunnetuimpia dokumenttimuotoja ovat DOCX, ODT ja RTF muokkaukseen, PDF ja PDF/A sivujen tarkasteluun ja arkistointiin, TXT ja CSV kevyeen tekstiin sekä HTML ja EPUB verkkoviestintään ja lukemiseen. Dataformaatit kuten XML ja JSON ovat keskeisiä rakenteelliseen tiedonsiirtoon. Dokumenttimuotojen valinta vaikuttaa pitkälti siihen, miten sisältö säilyy, ja miten sitä voidaan käyttää tulevaisuudessa.