arkivsystemer

Arkivsystemer er programvare som støtter innsamling, lagring og formidling av arkivmateriale i organisasjoner. De styrer dokumentstrømmer og metadata, sikrer autentisitet og sporbarhet, og legger til rette for langsiktig tilgjengelighet og regelvernsoppfyllelse.

Kjernefunksjoner inkluderer ingest av dokumenter, klassifisering og taksonomi, metadataforvaltning, søk og gjenfinning, livssyklusstyring med retention og avhending, samt versjonering og audit trails. Tilgangskontroll og sikkerhet er også sentralt.

Arkivsystemer kan være spesialiserte digitale arkiv eller integrert i dokumenthåndteringssystemer. De støtter digital bevaring gjennom metadata og bevaringsplaner, og bruker migrasjon, konvertering eller emulering for å sikre lesbarhet over tid.

Førende standarder og rammeverk inkluderer OAIS for bevaring, PREMIS for bevaringsmetadata, og strukturert metadata som METS eller Dublin Core. Interoperabilitet legges vekt på eksport, migrasjon og åpne grensesnitt.

Styring og samsvar krever klare oppbevaringspolicyer, håndtering av personvern og tilgangskontroll. Retensjonsplaner bestemmer hvor lenge materiale bevares og når det kan avhendes. Beredskap og sikkerhetskopiering er viktig.

Ved valg av arkivsystem vurderes skalerbarhet, integrasjon med andre systemer, brukergrensesnitt, migrasjonsstøtte og om løsningen er proprietær eller åpen kilde.