arkistopyyntöjen

Arkistopyynnöt ovat muodollisia pyyntöjä arkistomateriaaliin pääsemiseksi. Niitä tekevät tutkimusta tai tietojen hankkimista varten kansalaiset, journalistit, genealogit, yritykset sekä muut organisaatiot. Pyynnöt kohdistuvat pääsääntöisesti julkisiin arkistoihin tai organisaatioiden omiin arkistoihin, joihin kuuluu asiakirjoja, kirjeitä, valokuvia ja muita aineistoja.

Pyyntöjä voi tehdä kuka tahansa, ja ne voivat koskea julkisyhteisöjen asiakirjoja, yritysten arkistoja tai yksityisten säilyttämiä aineistoja, jotka arkisto on siirtänyt.

Suomessa arkistopyyntöjen oikeudellinen peruste on julkisuuslaki ja arkistolaki. Näiden lakien tavoitteena on turvata yleinen pääsy asiakirjoihin samalla suojaten yksityisyyttä, liikesalaisuuksia sekä kansallista turvallisuutta ja muuta luottamuksellista tietoa. Joillakin asiakirjoilla on asiallisesti rajoituksia tai aikarajoituksia.

Menettely: hakija määrittelee etsityn aineiston kattavuuden (aikahaarukka, aihe, kokoelmat, muodot). Arkisto suorittaa etsimisen, nimeää relevantit kokoelmat ja kertoo saatavuudesta, käsittelyajasta sekä mahdollisista kopiointi- tai palvelumaksuista. Pääsy voidaan tarjota digitaalisesti tai tulosteina.

Vastaus voi olla pääsy koko aineistoon, osittainen pääsy tai hylkäävä päätös perusteluineen. Mikäli pyyntö hylätään, syyt ja oikaisumahdollisuudet selitetään. Hyödyllistä on etsiä aineistoja verkko-katalogeista, olla yhteydessä arkistohenkilöstöön ja täsmentää hakua sekä aikahaarukkaa.