arhiveerimisindeksid

Arhiveerimisindeksid on arhivaalide haldamise ja otsinguvõimaluste parandamiseks kasutatavad indeksid, märksõnad ja metaandmed. Nad võimaldavad leida arhiivimaterjali fondide, järkude ja üksuste lõikes ning otsida materjali ajalise, temaatilise, autori või geograafilise piirangu järgi. Indekseerimine aitab luua läbipaistvad leidemoodulid ehk finding aids, mis kirjeldavad fondide struktuuri, sisu ja juurdepääsutingimusi.

Indekseerimise põhielemendid hõlmavad erinevat tüüpi indeksid ja märgistamise süsteeme. Temaatilised indeksid koguvad märksõnu, mis kirjeldavad materjali sisu; tegijate või autorite indeksid seovad materjalid nende koostjate või eriosalistega; kuupäevade ja ajaperioodide indeksid võimaldavad materjali aja järgi sortida; vormi- või tüüppõhised indeksid kirjeldavad materjali vormi ning funktsiooni. Lisaks kasutatakse asukoha-, keele- ja geograafilised indeksid. Digitaalsetes arhiivides laieneb indeksite tähtsus ka lingitud andmetesse ja automaatse märgistamise süsteemidesse.

Metoodika ja standardid mängivad olulist rolli kvaliteetse arhiveerimisindekseerimise tagamisel. Rahvusvahelised ja kohalikel standardid, nagu ISAD(G), EAD ja DACS, ning kontrollitud sõnavarade kasutamine tagavad ühtse ja taastatava kirjelduskeele. Samuti on oluline konsistentne klassifikatsioon ja sõltumatu terminoloogia uuendamine.

Rakendusvaldkond hõlmab arhiive, raamatukogusid ja muuseume. Indekseid kasutatakse peamiselt otsingute kiirendamiseks, leidete koostamiseks ning üldsuse ja teadlaste paremaks juurdepääsuks materjalidele. Piiranguteks on subjektiivsus märgistuses, keelelised ja ajalised erinevused ning pidev hooldus ja täiendamine. Seosed teiste kontseptsioonidega hõlmavad arhivaalikirjeldust, metaandmete standardeid ja digitaalset arhiveerimist.