archívumkezel

Archívumkezelés vagy archívumkezel (archívum- vagy levéltári gyakorlat) az intézmények és szervezetek dokumentum- és adatállományainak hosszú távú megőrzésére és hozzáférhetőségére irányuló tevékenységek összessége. Célja a hitelesség, integritás és hozzáférhetőség megőrzése mind a fizikai, mind a digitális anyagokra.

Az archívumkezelés életciklus-szerű folyamatként értelmezhető: létrehozás, értékelés (értékfelmérés a megőrzésre érdemes tartalmak kiválasztására), akvizíció és beérkezés, rendezés és leírás (katalógus/levéltári leírás), tárolás, megőrzés, hozzáférés és végül selejtezés vagy megsemmisítés. A digitális környezetben különösen fontos a hosszú távú megőrzés és a megőrzési politikák kialakítása, illetve az adatok hitelességének és integritásának biztosítása.

Rendszertanilag gyakran alkalmaznak archívumkezelő rendszereket (AMS) és digitális repozitóriumokat. Az OAIS (Open Archival Information System) referencia modell segít a digitális megőrzés elveinek és funkcióinak meghatározásában. Metadata terén pedig gyakori a PREMIS alapú eseménytörténet és jogosultságok, METS vagy Dublin Core struktúrák használata a leírások és a hozzáférés támogatására. E különböző szabványok elősegítik az interoperabilitást és a hosszú távú megőrzést.

Jogszabályi keretek között figyelembe veszik az adatvédelmet (GDPR), a szerzői jogot és a közfeladatokra vonatkozó kötelezettségeket. Felelősök közé tartoznak a levéltárosok, könyvtárosok és az információgazdálkodási szakemberek, akik politikákat, eljárásokat és ellenőrzést működtetnek. Kihívások közé tartozik a digitális elavulás, nagy adatmennyiség, metaadatminőség és a költségvetési korlátok.