archiváltság

Archiváltság az a státusz, amely egy dokumentum, adatállomány vagy elektronikus feljegyzés esetében azt jelzi, hogy az aktív használatból átkerült a hosszú távú megőrzésre szolgáló archív környezetbe. Ilyenkor az adott elem már nem része a mindennapi operatív munkának, mégis értéke vagy jogi megőrzési kötelezettsége miatt megőrzésre kerül.

Az archiváltság fogalma a levéltári, könyvtári gyakorlatból ered, és a modern információgazdálkodásban, digitalizált környezetben is széles körben használatos. Alkalmazható papíralapú iratokra, e-mailekre, adatbázisokra és egyéb digitális eszközökre is.

A kivizsgálás és meghatározás feltételei közé tartozik a megőrzési időszak, jogi és költség- és haszon szem előtt tartása, valamint az, hogy a halmaz már nem kerül elő rendszeres használatra. A döntést gyakran szervezeti szabályzat írja le, a kivitelezést pedig archívumként működő rendszerek vagy tárolók végzik.

A megőrzés módja lehet fizikai archívum vagy digitális tárhely, feltéve, hogy a metaadatok biztosítottak, az integritás megőrzött, és szükség esetén időközi formátum-migráció történik. A hozzáférés gyakran korlátozott vagy nyomon követett.

Archiváltságot szem előtt tartva csökkennek az aktív üzemeltetési költségek és nő a hosszú távú megőrzés megbízhatósága, miközben megőrizhető a kutathatóság és a jogszabályi megfelelés. A fogalom így része a levéltári, könyvtári és információs rendszerek életciklus-kezelésének.