aloitusvaiheessa

Aloitusvaiheessa on suomalaisessa projektinhallinnassa käytetty ilmaus, jolla tarkoitetaan prosessin, hankkeen tai tutkimuksen alkuvaiheen toimintaa. Se kuvaa sitä ajanjaksoa, jolloin tavoite ja perustelut sekä kehyksen määrittely asetetaan paikoilleen ennen varsinaista suunnittelua ja toteutusta.

Projektinhallinnassa aloitusvaiheessa keskitytään muun muassa tavoitteiden ja liiketoimintahyötyjen selkeyttämiseen, sidosryhmien tunnistamiseen ja kommunikaatiorakenteiden luomiseen. Keskeisiä tuotoksia ovat projektin charter-asiakirja, liiketoimintaperuste (business case), korkean tason vaatimukset sekä sidosryhmärekisteri. Lisäksi määritellään projektin laajuus, menestyskriteerit, alustavat riskit ja budjetti sekä nimetään projektin sponsorit ja mahdollisesti projektipäällikkö. Tämä vaihe vastaa usein luvanvaraisten päätösten tekemistä ja projektin käynnistämisen edellytysten varmistamista.

Toisessa kontekstissa, kuten tutkimuksessa tai kliinisissä tutkimuksissa, aloitusvaiheessa voivat olla protocolin loppuunviimeistely, sääntely- ja eettiset hyväksynnät, tutkimuspaikkojen valinta sekä henkilöstön koulutus. Myös aloitusvaiheessa suunnitellaan rekrytointi sekä alkuperäiset riskinarvioinnit ja laaditaan alkuperäiset hankesuunnitelmat.

Aloitusvaihe eroaa suunnittelusta ja toteutuksesta siinä, että sen päätehtävänä on antamaan oikeutus ja kehyksen myöhemmälle työskentelylle. Hyvin hoidettu aloitusvaihe luo selkeän tarkoituksen, riittävät resurssit ja realistiset odotukset, mikä parantaa projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Yleisiä haasteita ovat epäselvät vaatimukset, sidosryhmien erimielisyydet sekä aikataulujen ja budjettien epärealistisuus, joihin puututaan dokumentoidusti ja aikataulutetusti.