Workflowverktyg

Workflowverktyg är programvara som stöder modellering, automatisering och övervakning av arbetsflöden inom organisationer. De gör det möjligt att definiera vilka uppgifter som ska göras, i vilken ordning, vilka som ansvarar och vilka kriterier som utlöser nästa steg. Genom automatiska regler och integrationer kan repetitiva moment utföras utan manuell inblandning och information flyttas mellan olika system.

Vanliga funktioner inkluderar processmodellering (t.ex. BPMN-stöd eller visuella flödesscheman), uppgiftsrouting och tilldelning, regelbaserad automation, aviseringar och godkännanden, behörighetsstyrning, spårbarhet, rapportering och dashboards samt möjlighet till audit trails. Många verktyg erbjuder API- eller webhooks-integrationer så att arbetsflöden kopplas till filer, data, applikationer och externa tjänster. Användargränssnittet kan vara visuella flödesscheman eller lågcoded/no-code-gränssnitt där affärsanvändare kan definiera och ändra processer utan djup programmeringskunskap.

Olika typer av workflowverktyg inkluderar rena arbetsflödesmotorer (BPMN-baserade), lågkod/no-code plattformar som låter bygga egna flöden, och projektstyrningsverktyg som erbjuder inbyggda arbetsflöden.

Vanliga användningsområden är dokumentgodkännande, incident- och ärendehantering, personal- och onboardingprocesser, fakturering och köpprocesser, samt dataflöden och CI/CD-relaterade automationsflöden. Behandling av säkerhet, kostnad och governance är viktiga överväganden vid implementering av workflowverktyg.