Varaustilassa

Varaustilassa tarkoitetaan tilaa, jossa jokin resurssi—kuten majoitus, kulkuneuvo, laite tai palvelu—on varattu määräajaksi tietylle käyttäjälle. Se ei ole vielä vahvistettu päätökseksi tai myyty yleisesti, mutta sitä ei voi varata toisille samalla ajanjaksolla.

Varaustila syntyy yleensä, kun käyttäjä valitsee ajanjakson tai tuotteen ja antaa tarvittavat tiedot varauksesta. Järjestelmä lukitsee resurssin ja estää sen myynnin tai varauksen muille. Varaustila kestää tavallisesti ennalta määrätyn hold-ajan tai kunnes varaus vahvistetaan, peruutetaan tai vanhenee.

Käyttökohteita ovat esimerkiksi hotelli- ja majoitusvaraukset, vuokrauspalvelut (auto- tai varustevaraukset), tapahtuma- ja lipunmyyntijärjestelmät sekä toimistojen tai tilojen varaaminen. Varaustila siirtyy usein tilaan varattu tai vahvistettu, kun varaus on valmisteltu ja maksu tai muu vahvistus on suoritettu. Jos hold päättyy tai varaus peruutetaan, resurssi palautuu saataville.

Haasteita ovat esimerkiksi liian pitkä tai epäselvä hold-aika, joka estää resurssin tehokkaan käytön. Hyvä käytäntö on määritellä selkeät varaus- ja peruutuskäytännöt sekä automaattiset vanhenemis- ja muistutustoiminnot, jotta varaustila ei pysy epävarmana pidempään kuin tarpeen.

Varaustila voidaan kuvata tilajärjestelmässä kolmella yleisellä tilalla: saatavilla, varaustilassa, sekä vahvistettu/varattu. Näiden välisiä siirtymiä hallitaan sekä liiketoiminnan säännöillä että teknisellä toteutuksella.