Toimintasuunnitelmilla

Toimintasuunnitelmilla ovat konkreettiset asiakirjat, jotka muuntavat strategiset tavoitteet käytännön toimenpiteiksi tietylle aikavälille. Ne kuvaavat tavoitteet, konkreettiset toimenpiteet tai hankkeet, vastuun sekä aikataulut, tarvittavat resurssit ja arvioitavat suorituskykymittarit, joilla edistymistä seurataan.

Niiden tarkoituksena on siirtää strategia arjen toiminnaksi, varmistaa resurssien kohdentaminen ja tukea läpinäkyvää päätöksentekoa sekä sidosryhmien viestintää. Toimintasuunnitelmia käytetään sekä julkisella että yksityisellä sektorilla: kunnissa, kouluissa, voittoa tavoittelevissa sekä voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa ja projektitasolla.

Sisällöltään toimintasuunnitelmissa on yleensä tavoitteet tai tulokset, konkreettiset toimenpiteet, vastuuyksiköt tai henkilöt, aikataulut, budjetti- tai resurssitarpeet, riskien kartoitus sekä menestymisen mittarit. Lisäksi niissä voidaan kuvata hallinto-, seurantaja raportointijärjestelyt sekä arviointi- ja päivitysikkunat.

Prosessi alkaa usein strategisten tavoitteiden tarkentamisesta, sidosryhmäkeskusteluista ja toteutettavuuden arvioinnista, jonka jälkeen laaditaan suunnitelma ja hyväksytään se. Toteutusta seurataan ja suunnitelmaa päivitetään säännöllisesti, esimerkiksi neljännesvuosittain tai vuosittain.

Hyödyt ovat selkeys, parempi priorisointi ja resurssointi, läpinäkyvyys sekä helpompi edistymisen seuraaminen. Haasteina voivat olla liiallinen byrokratia, suunnitelman liian jäykkä rakenne sekä jatkuvan ylläpidon vaatimukset.