Tarjousvaihe

Tarjousvaihe on hankintaprosessin vaihe, jossa tarjoajat jättävät kilpailukykyiset tarjoukset kutsuun tarjouksesta tai julkiseen kilpailutukseen. Vaihe seuraa hankinnan valmistelua ja tarjousasiakirjojen julkistamista, ja sen tarkoituksena on saada tarjouksia, jotka vastaavat asetettuja vaatimuksia.

Tarjouksessa on esitettävä tarjottu ratkaisu sekä siihen liittyvät taloudelliset ja tekniset tiedot. Yleensä tarjouksessa on annettava hinta, toimitus- ja takuuajat sekä muut sopimusehdot. Hankintailmoituksessa ja tarjouksessa määritellään kelpoisuusvaatimukset sekä tekniset ja taloudelliset kriteerit, joiden perusteella tarjoukset arvioidaan. Tarjoukset voidaan jättää sähköisesti tai paperi- sekä tietyissä tapauksissa muulla tavalla määräaikaan mennessä; joidenkin menettelyjen aikana tarjouksia voidaan muuttaa tai täydentää ennen sulkeutumista.

Clarifications- eli selvennyskierroksella hankintaviranomainen voi pyytää tarjouksiin liittyviä lisäselvityksiä tai tarkennuksia ilman, että olennaisia ratkaisuja saa muuttaa. Tämä vaihe on osa läpinäkyvyyden ja tasapuolisen kohtelun varmistamista. Tarjoukset arvioidaan ennalta määrättyjen, painotettujen kriteerien mukaan; tyypillisessä tilanteessa valitaan edullisin tarjous, joka parhaiten vastaa sekä hinta- että laatukriteereitä (tai niiden yhdistelmää). Lopullinen päätös julkistetaan ja sopimus voidaan nimetä voittajaksi.

Voittajarajan jälkeen käytäntö voi sisältää neuvotteluvaihtoehtoja, hankintasopimuksen tekemisen sekä mahdolliset valitus- tai oikaisumenettelyt, jos tarjouksiin liittyy epävarmuuksia tai epäoikeudenmukaisuuksia. Tarjousvaihe on siten keskeinen osa hankinnan läpinäkyvyyttä ja kilpailuttamisen oikeellisuutta.