Tapahtumakokemukseen

Tapahtumakokemukseen viittaava käsite tarkoittaa osallistujan kokonaiskokoamista tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Se muodostuu sekä sanallisista että sensorisista vaikutelmista: ohjelman sisällön relevanssi, tapahtuman sujuva toteutus, tilojen suunnittelu, henkilöstön palvelualtitus sekä digitaaliset lisä- ja tuki-infrastruktuurit. Kokemukseen vaikuttavat sekä etukäteen annettu odotus että paikan päällä koettu todellisuus; pienet yksityiskohdat, kuten opastus, jonot, äänet sekä ravitsemus, voivat ratkaista kokonaisuuden.

Keskeisiä osa-alueita ovat ohjelman laatu ja merkityksellisyys, osallistujien mahdollisuudet osallistua ja verkostoitua, tilojen toimiva asettelu ja esteettömyys, turvallisuus sekä palvelun laatu. Digitaaliset elementit, kuten tapahtuma-apit, livelähetykset ja vuorovaikutteiset ominaisuudet, voivat tukea sekä läsnäoloa että osallistumista myös etänä. Ennen tapahtumaa tarjottu informaatio sekä tapahtuman jälkeen kerätty palaute ja sitouttaminen ovat olennainen osa kokonaisuutta.

Tapahtumakokemuksen suunnittelu ja arviointi pohjautuvat usein kokemussuunnittelun menetelmiin: osallistujien polkujen kartoitukseen, kriittisten hetkien tunnistamiseen sekä palvelujärjestelmän blueprintingiin. Menetelmät mittaavat tyytyväisyyttä, sitoutuneisuutta, suosittelua ja palauteaktiivisuutta. Haasteita voivat olla turvallisuus ja saavutettavuus, budjetti, ympäristövaikutukset sekä yksityisyyden suoja.