Säilytysperusteet

Säilytysperusteet ovat oikeudellisia, sopimuksellisia tai organisatorisia perusteita, joiden nojalla asiakirjoja tai henkilötietoja säilytetään. Säilytysperusteet kuvaavat, miksi ja miten kauan toimija on velvollinen tai halukas pitämään aineistoa hallussaan. Ne muodostavat perustan säilytysajoille, arkistoinnille ja tietojen poistolle.

Säilytysperusteet soveltuvat erityisesti asiakirjahallitukseen, tietosuojassa ja arkistoinnissa. Kun säilytysperuste on selkeä, määritellään kohdeaineiston säilytysaika ja poistokäytännöt. Pitkäikäiset periaatteet voidaan säätää säilytysaikatauluun.

Lähteitä säilytysperusteille ovat laki- ja säädösvaatimukset (esim. verotus, työelämä, kirjanpito), sopimusvelvoitteet sekä toiminnan kannalta koetut tarpeet (taloudellinen arvon säilyttäminen, auditointitarpeet). Henkilötietojen käsittelyssä säilytysperusteisiin viitataan tietosuojalainsäädäntöön, kuten yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä kansalliseen lainsäädäntöön ja viranomaisten ohjeisiin.

Prosessi: luokitellaan aineisto, tunnistetaan sovellettavat säilytysperusteet, määritellään säilytysajat ja poistokäytännöt, dokumentoidaan päätökset ja otetaan ne käyttöön. Aikataulut tulee tarkistaa säännöllisesti, erityisesti lainsäädännön muuttuessa.

Seuraukset: oikeudellinen ja tietosuoja-asetus velvoittavat noudattamaan säilytysperiaatteita; liiallinen säilytys voi aiheuttaa riskejä ja aukkoja, kun taas liian varhainen poistaminen voi estää tarvitut todisteet tai arkistoinnin arvoa.

Suomessa säilytysperusteet sekä arkistolainsäädäntö että henkilötietojen käsittelyyn liittyvä sääntely ohjaavat käytäntöjä. Arkistohallinnassa ja tietosuojassa käytetään säilytysajoja ja poistokäytäntöjä, jotka on dokumentoitu organisaation säilytysohjelmaan.