Säilyttämistilanteet

Säilyttämistilanteet tarkoittavat erilaisia tilanteita, joissa organisaatiot joutuvat varmistamaan aineistojen pitkäaikaisen säilymisen sekä fyysisesti että digitaalisesti. Niihin vaikuttavat aineiston luonne, käyttövaatimukset sekä oikeudelliset ja organisatoriset säilyttämisvaatimukset. Tavoitteena on taata tiedon tai esineen olemassaolo, eheys ja saavutettavuus myös tuleville käyttäjille ja tutkimuksille.

Fyysisessä säilyttämisessä kiinnitetään huomiota ympäristötekijöihin kuten lämpötilaan, kosteuden hallintaan sekä pölyn torjuntaan sekä suojaus vahingoilta ja tuhohyönteisiltä. Aineiston käsittely, pakkaus ja varastointipaikan turvallisuus ovat keskeisiä toimenpiteitä.

Digitaalisen säilyttämisen keskeisiä haasteita ovat tiedostomuotojen obsolesenssi, tiedon eheyden varmistaminen sekä pitkän aikavälin käytettävyys. Digitaalista säilymystä toteutetaan usein migraatioilla tai emulaatiolla, metadatan hallinnalla ja luotettujen tallennuspalveluiden avulla. OAIS-arkkitehtuuri kuvaa yleisiä säilytyksen toimintoja kuten sisäänotto, arkistointi, hallinto ja käytettävyys.

Hallinnollisesti säilyttämistilanteet kuuluvat säilyttämislinjauksiin, jotka määrittävät roolit, vastuut, säilytysaikataulut ja arviointiprosessit. Turvamekanismit kuten kopiointi, versiointi ja säännölliset eheyden tarkastukset ovat keskeisiä.

Parhaat käytännöt korostavat elinkaaren hallinnan integrointia: varastointisuunnitelma, riittävä metadatointi, säännöllinen tarkastus sekä oikeudellisten ja käyttövaatimusten huomioiminen.