Säilyttämisohjelma

Säilyttämisohjelma on organisaation määrittelemä politiikka ja käytäntöjen kokonaisuus, jonka tarkoituksena on säilyttää ja poistaa tiedostoja sekä asiakirjoja ennalta määriteltyjen aikarajojen mukaisesti. Ohjelma kattaa sekä sähköiset että paperiset aineistot sekä liittyvät tallennus- ja varmuuskopiointiratkaisut.

Sen tavoitteena on varmistaa tiedon saatavuus ja eheys sekä täyttää lainsäädäntö- ja sääntelyvaatimukset, kuten toiminnan säilytysajat, sekä tukea operatiivista hallintaa ja oikeudellista tiedonsaantia. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä toimialakohtaiset vaatimukset vaikuttavat säilytysajoihin.

Keskeiset osat ovat säilytystaajuudet eli säilytysajat, tiedon luokittelu, sekä tallennusarkkitehtuuri, jossa tieto on aktiivisessa käytössä, siirrettävissä lähivarastoon, arkistoitavaksi tai offline-tilaan. Tiedon hallintaan kuuluu myös varmistukset, versiointi, metatiedot sekä pääsynhallinta ja tietoturva.

Elinkaariprosessi kattaa tiedon luomisen, luokittelun, säilytysajan määrittämisen, arkistoinnin tai pitkän aikavälin tallennukseen siirtämisen sekä määräaikaisten poistojen ja mahdollisten oikeudellisten pidätysten hoitamisen. Ylläpito ja vaatimukset edellyttävät säännöllistä valvontaa, auditointia ja päivityksiä sekä automaattisia säilytys- ja poistosääntöjä. Haasteina ovat datan kasvaminen, monimuotoisten tiedostomuotojen säilyttäminen sekä järjestelmien ja median vaihtuminen.