Reuniões

Reuniões são encontros programados entre pessoas para discutir assuntos, alinhar informações e tomar decisões. Podem ocorrer presencialmente, por videoconferência ou em formato híbrido, e visam facilitar comunicação, coordenação e acompanhamento de atividades. Em sua organização, devem ser definidos o objetivo, a agenda, os participantes e a duração, bem como o local ou o link de acesso e os materiais a serem utilizados.

Existem diversos tipos de reunião, como planejamento, status (atualizações de progresso), tomada de decisões, brainstorming e reuniões de comitê ou assembleias. Reuniões de equipes costumam ser regulares, enquanto stand-ups diários são curtas atualizações de 5 a 15 minutos. A modalidade pode ser presencial, virtual ou híbrida.

Antes de realizar, é essencial planejar: definir objetivo claro, preparar uma agenda com tempo reservado para cada item, indicar os participantes necessários, determinar duração, escolher o local ou a plataforma e combinar regras básicas de participação. Enviar a agenda e materiais com antecedência facilita a preparação e a participação efetiva. A ata deve registrar decisões, tarefas atribuídas e responsáveis.

Durante a reunião, o facilitador deve manter o foco, respeitar o tempo e incentivar a participação. É comum registrar decisões, esclarecer responsáveis e prazos, e promover o fechamento de itens com consenso ou próximos passos. Ao final, a ata é revisada e distribuída aos participantes com as ações acordadas.

Para avaliar a eficácia, utiliza-se simples métricas como adesão à agenda, número de decisões tomadas, cumprimento de prazos e participação. Reduzir o volume de reuniões, manter agendas objetivas e distribuir atas rapidamente são práticas comuns para aumentar a produtividade das reuniões.