Prosjektmateriale

Prosjektmateriale er alt materiell som opprettes, samles inn eller brukes i løpet av et prosjekt, og inkluderer planer, kravdokumenter, arkitektur- og designtegninger, rapporter, møtereferater, budsjetter, risikoregistre, beslutningsdokumenter, kontrakter, anskaffelsesdokumenter, programvare og kildekode, samt test- og kvalitetsdokumentasjon og presentasjoner.

Materialet kan deles inn i administrative, tekniske og kontraktlige/leverandørrelaterte grupper. Administrative dokumenter inkluderer prosjektplaner, styringsmøtereferater, beslutningslogger og budsjettdokumentasjon. Tekniske dokumenter omfatter kravspesifikasjoner, arkitektur- og grensesnittdokumenter, testplaner og kvalitetssikringsmateriale. Kontraktlige og leverandørrelaterte dokumenter omfatter kontrakter, endringsordre, leveransebeskrivelser og servicenivåavtaler.

Forvaltning av prosjektmateriale krever tydelige lagringssteder, for eksempel dokumenthåndteringssystemer eller konfigurasjonsstyring for kode og design i repositories, samt metadata og konvensjoner for navngiving, versjonskontroll, tilgangsstyring, sikkerhet og backup, og arkivering eller avlevering ved prosjektets slutt.

Rettigheter og lisens må vurderes for alt materiale, spesielt hvis eksternt innhold eller kildekode brukes, for å sikre riktig bruk, kopiering og offentlig tilgjengelighet. Materialet bør også være sporbart, slik at det støtter behovene for revisjon, kvalitetssikring og kunnskapsflyt mellom prosjektmedlemmer og interessenter.

Livssyklusen omfatter opprettelse, gjennomgang og godkjenning, distribusjon til relevante parter og langsiktig arkivering. Slik håndtering bidrar til transparens, kontroll og gjenbruk av prosjektkunnskap.