Projektiraporteissa

Projektiraporteissa tarkoitetaan organisaatioissa käytettyjä dokumentteja, joissa kuvataan projektin nykytilaa, saavutettuja tuloksia ja tulevia toimenpiteitä. Ne toimivat luotettavana viestintäkanavana sidosryhmille ja tukevat päätöksentekoa projektin etenemisestä, resursseista ja riskeistä.

Tyypillisiä sisältöjä ovat tiivistelmä, edistyminen suhteessa aikatauluun, kustannusten tilanne ja budjetin toteutuminen, riskit sekä aiemmin ilmenneet ongelmat. Lisäksi raporteissa voidaan käsitellä laajuuden muutoksia, laatuvalvontaa ja seuraavia vaiheita. Raportin laatiminen perustuu kerättyyn dataan esimerkiksi projektinhallintajärjestelmästä, tuntikirjauksista ja kustannusseurannasta. Aikaväli voi olla viikoittainen, kuukausittainen tai projektikohtainen.

Rapoortit ovat usein visuaalisesti tukikelpoisia, ja niissä käytetään Gantt-kaavioita, taulukoita ja mittareita. Joissakin organisaatioissa sovelletaan myös taloudellisia mittareita kuten Earned Value Managementia. Tavoitteena on esittää olennainen tieto selkeästi, jotta sidosryhmät ymmärtävät projektin tilan nopeasti.

Kohdeyleisöä ovat projektin sponsori, johtoryhmä, tiimin jäsenet sekä rahoittajat. Raportit julkaistaan säännöllisesti ja tallennetaan projektikirjastoon, jolloin niihin voidaan palata myöhemmin. Haasteina mainitaan usein liiallinen yksityiskohtaisuus, epäselvä vastuujako ja tiedon puolueellisuus. Parhaat käytännöt ovat organisaation raportointistandardien noudattaminen, yhdenmukaisen rakenteen käyttö, selkeä kieli sekä yhteenvetojen ja seuraavien askelten esittäminen.