Metatietoja

Metatietoja tarkoittaa tietoa tiedoista, eli kuvausta resursseista ja niiden ominaisuuksista. Metatiedot antavat kontekstin ja löytämisen tueksi tiedoille sekä mahdollistavat arkistoinnin, pitkäaikaisen säilyttämisen ja oikeuksien hallinnan. Ne voivat liittyä erilaisiin resursseihin, kuten asiakirjoihin, kuviin, datasetteihin, verkkosivuihin tai digitaalisiin esineisiin.

Metatietojen tyypit voidaan jakaa kolmeen pääkategoriaan. Descriptive metadata kuvaa resurssin sisältöä ja sisältöön liittyviä avainsanoja sekä otsikoita. Structural metadata kertoo, miten resursseja on järjestetty ja kuinka erilaiset osat liittyvät toisiinsa. Administrative metadata sisältää hallinnollisia tietoja, kuten omistajuuden, lisenssit, oikeudet ja säilytyksen sekä provenance- eli alkuperäishistorian.

Yleisimmät metatietokentät voivat sisältää: otsikon, tekijän, luontipäivän tai luontiajan, kielen, kuvauksen, avainsanat, formaatin, tiedoston koon sekä julkaisun tai version tiedot. Hallinnollisessa metatiedossa ovat oikeudet, omistaja, lisenssi sekä säilytys- tai arkistointisuunnitelmat. Provenance-kontrolli voi seurata tiedon alkuperää ja muokkauksia.

Standardit ja käytännöt ovat tärkeitä metatietojen yhteensopivuuden varmistamiseksi. Tunnettuja standardeja ovat Dublin Core, METS ja PREMIS sekä ISO 19115 (geoinformaatio). Schema.org ja XMP-/JSON-LD- tai IPTC-/EXIF- tyypit ovat yleisiä erityisesti verkkopalveluissa ja medioissa.

Käytännössä metatietojen hallinta toteutetaan sekä tiedonhallintajärjestelmissä että tiedostokohtaisesti. Laatutason huomiointi, säännöllinen päivittäminen ja yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa parantavat tiedon löytymistä, hallintaa ja pitkäaikaista säilyttämistä. Yksityisyyden ja oikeuksien huomioiminen on keskeistä, jotta arkaluontoiset tiedot eivät päädy kateisiin.