Menotavoitteet

Menotavoitteet ovat budjetoinnin ja kustannusjohtamisen väline, jossa organisaatio asettaa toimintavuodelle tai projektille ennalta määritellyn tason kuluja. Tavoitteet ohjaavat sekä ennakoitua toimintaa että päätöksentekoa ja tukevat kannattavuuden sekä resurssien hallintaa. Ne eroavat tulotavoitteista siten, että ne keskittyvät kustannusten hallintaan ja resurssien käytön tehokkuuden parantamiseen sen sijaan, että ne pyrkisivät maksimoimaan myynnin.

Menotavoitteiden laatiminen alkaa strategiasta, historiallisista kustannustasoista sekä tulevaisuuden ennusteista. Ne jaetaan tyypillisesti osasto- tai toiminnon mukaan sekä luokitellaan kiinteisiin ja muuttuviiin kuluihin. Kustannusten hallintaan voidaan käyttää menetelmiä kuten nollabudjetointia (zero-based budgeting) tai kustannusperusteista suunnittelua, jotta tavoitteet ovat sekä realistisia että kunnianhimoisia.

Seuranta tapahtuu säännöllisellä budjetin seurannalla ja varianssianalyysillä. Keskeisiä mittareita ovat toteutuneet kustannukset, poikkeamat budjetoiduista sekä kustannuspaikkojen tehokkuus. Raportointi tukee päätöksentekoa, ja tarvittaessa toteutetaan korjaavia toimenpiteitä kuten säästötoimenpiteitä tai toiminnan uudelleenjärjestelyjä.

Menotavoitteita käytetään sekä yksityisellä sektorilla että julkisessa hallinnossa ja kolmannen sektorin toiminnassa. Niiden laadinta ja seuranta parantavat kustannustehokkuutta, resurssien kohdentamista sekä pitkän aikavälin taloudellista vakautta. Riskinä on liian tiukka kustannusten rajoittaminen tai investointien viivästyminen.

Esimerkki: osaston vuotuinen menotavoite on 2,5 miljoonaa euroa. Toteutuneet ovat 2,4 miljoonaa, jolloin poikkeama on 100 000 euroa säästöä. Poikkeamien syitä analysoidaan ja toimenpiteet suunnataan esimerkiksi hankintojen tai toimintatapojen parantamiseen.