Kontaktointi

Kontaktointi on prosessi, jossa yksittäinen henkilö, organisaatio tai ryhmä pyrkii aloittamaan yhteyden toiseen osapuoleen. Termi juontaa juurensa sanasta kontakti ja kuvaa aloitteellista toimintaa, jolla yhteyden ottaminen toteutetaan. Kontaktointia käytetään laajasti eri konteksteissa ja aloilla, ja sen tavoitteena on saada aikaan vuorovaikutus, tiedonvaihto tai yhteistyö.

Käyttökonteksteja ovat muun muassa liike-elämä, rekrytointi, asiakaspalvelu ja journalismi. Liiketoiminnassa kontaktointi tarkoittaa potentiaalisten asiakkaiden tai kumppaneiden tavoittamista sekä myynti- tai markkinointiprosessien osaa. Rekrytoinnissa se viittaa hakijoiden tai alan ammattilaisten aktiiviseen etsimiseen ja yhteydenottoon. Asiakaspalvelussa kontaktointi voi tarkoittaa asiakkaan seurantaa tai palautteen pyytämistä. Journalismissa kontakti voi tarkoittaa lähteiden tavoittamista. Kontaktointi voidaan toteuttaa sekä yksilöllisesti että massakampanjoina.

Tavat ja käytännöt vaihtelevat, mutta yleisiä keinoja ovat puhelinsoitot, sähköpostit, yksilölliset viestit sosiaalisessa mediassa sekä kasvotusten tapahtuva lähestyminen. Monissa organisaatioissa käytetään myös automaattisia kontakti- ja seuranta-verkostoja sekä CRM-järjestelmiä, joiden kautta kontaktien hallinta ja tulosten seuranta tapahtuvat.

Eettiset ja tietosuojaan liittyvät näkökulmat ovat keskeisiä. Kontaktoinnin tulee noudattaa tietosuoja-asetuksia, kuten GDPR:ää, ja siihen liittyy suostumuksen huomiointi, oikeus peruuttaa yhteydenotto sekä relevanttiuden ja kulttuurinen sensitiivisyys. Kontaktointi eroaa ylläpidosta: aloitteellinen yhteydenotto on kontakti, kun taas pitkäjänteinen vuorovaikutus ja suhteiden ylläpito liittyvät yleisesti yhteydenpitoon.