Kontaktihenkilö

Kontaktihenkilö on organisaation, projektin tai tapahtuman nimeämä ensisijainen yhteyshenkilö. Hän toimii viestinnän keskipisteenä ja vastaa tiedustelujen vastaanottamisesta, tiedon välittämisestä sekä vastauksien koordinoinnista eri tahojen välillä, kuten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, viranomaisten ja sisäisten yksiköiden kanssa.

Vastuut ja toiminnot: vastaanottaa tiedustelut ja ohjata ne oikeille tahoille, antaa yleistä tietoa, ylläpitää ajantasaisia yhteystietoja ja vastata viesteihin kohtuullisessa ajassa. Kontaktihenkilö toimii linkkinä ja tiedon kulun varmistajana sekä varmistaa, että viestintä pysyy johdonmukaisena ja oikea-aikaisena.

Valinta ja pätevyys: valinta perustuu luotettavuuteen, viestintä- ja organisointikykyyn sekä tarvittavaan toimialan tuntemukseen. Hänellä on selkeät ohjeet viestintäkanavista ja vasteajoista, ja hänen vastuullaan on pitää tiedot ajantasaisina sekä suojattuina.

Käyttökontekstit sekä käytännöt: yleisiä kohteita ovat yritykset, järjestöt, projektit ja julkiset hankkeet. Hyvät käytännöt sisältävät nopeat vastaukset, virallisten kanavien käytön, tietosuoja- ja yksityisyyssuojan huomioimisen sekä harkitun tiedonjaon. Tarvittaessa voidaan nimetä varakontaktihenkilö tai useampi yhteyshenkilö.