yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö on organisaatiossa nimetty henkilö, joka toimii sidos- ja viestintäketjun välittäjänä ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien välillä. Hän voi olla yhteydessä asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin, viranomaisiin sekä tiedotusvälineisiin. Tehtävänä on varmistaa, että asiaankuuluvat tiedot saavuttavat oikeat henkilöt ja että yhteydenotot ohjautuvat nopeasti eteenpäin.

Työn keskeisiä tehtäviä ovat yhteydenottojen vastaanottaminen, kysymysten ja tiedustelujen ohjaaminen eteenpäin sekä perustietojen antaminen toiminnasta. Yhteyshenkilö toimii usein yksittäisenä kontaktipisteenä eli single point of contactina projektissa, ohjelmassa tai organisaatiossa. Hän koordinoi tiedon kulkua, aikataulujen järjestämistä sekä tapaamisten järjestämistä ja huolehtii tietojen luottamuksellisuudesta sekä tietosuoja-asioista.

Yhteyshenkilöä käytetään muun muassa yritystoiminnassa, julkisessa hallinnossa, tapahtumien järjestämisessä sekä tutkimus- ja kehityshankkeissa. Tilanteesta riippuen voi olla kyseessä yksi yhteyshenkilö tai useamman henkilön ryhmä. Rooli voidaan määrittää projektin tai ohjelman tarpeiden mukaan ja se voi muuttua elinkaaren aikana.

Käytännössä hyvän yhteyshenkilön valinta perustuu selkeään rooliin, ajantasaisiin yhteystietoihin ja valmiuteen koordinoida viestintää. Yhteyshenkilön vastuu- ja tiedonkulkujohdot tulisi dokumentoida ohjeisiin tai sopimuksiin, jotta tiedon saanti on johdonmukaista ja mahdollisten kyselyiden hoitaminen nopeaa.