Kjøpsordrer

Kjøpsordre (pl. kjøpsordrer) er et formelt dokument som utstedes av en innkjøper til en leverandør for å autorisere kjøp av bestemte varer eller tjenester. Dokumentet fastsetter hva som skal kjøpes, i hvilken mengde, til hvilken pris og på hvilke vilkår. Når leverandøren bekrefter ordren eller når den er akseptert i systemet, blir kjøpsordren vanligvis bindende for begge parter.

En kjøpsordre inneholder typisk: kjøpsordrenummer, utstedelsesdato, leverandørens navn og kontaktinformasjon, leveringsadresse, valuta, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser (for eksempel Incoterms), og en eller flere linjer som beskriver varer eller tjenester, antall, pris per enhet, samt linje- og totalbeløp, moms og frakt hvis aktuelt. Den kan også referere til avtale- eller kontraktsnummer, prosjektkode og budsjett.

Formålet er å regulere kjøpet, gi et sporbarhetspunkt for regnskaps- og kontrollformål, og redusere misforståelser mellom kjøper og leverandør. Kjøpsordren fungerer som en ekstern instruksjon som følger en intern forespørsel eller innkjøpsordreprosess (requisisjon). Den kan utløse mottak og fakturering og brukes i samsvar med organisasjonens innkjøpspolicy.

Typer inkluderer standard kjøpsordre for individuelle kjøp, blanket- eller avtaleordre for gjentatte kjøp over en avtalt periode og pris, og planlagte ordrer som utløses senere. Leverandøren kan akseptere ordren, og ordren kan justeres eller kanselleres ved behov.

Livssyklus: opprettelse, utstedelse til leverandør, aksept/registrering i leverandørsystemet, levering av varer eller tjenester, mottak og godkjenning, fakturering og betalingsoppgjør. Kjøpsordrer blir ofte brukt for treveissammenligning mellom PO, mottak og faktura.

I Norge brukes begrepet kjøpsordre i både privat sektor og offentlig sektor som et sentralt kontroll- og dokumentasjonsverktøy i innkjøpsprosesser. Se også: innkjøpsforespørsel, kontrakt, leverandørfaktura.