Kirjausperusteiden

Kirjausperusteet tarkoittavat kirjaus- tai tallennusperustetta, jonka nojalla jokainen kirjaus rekisteriin tai kirjanpitoon tehdään. Ne muodostavat jäljitettävän perustan sille, miksi ja milloin merkintä on tehty sekä mihin se liittyy.

Käyttökohteita on useita. Kirjanpidossa kirjausperusteena on yleensä alkuperäinen tosite, kuten lasku, kuitti, sopimus tai pankkitiliote. Julkishallinnossa ja rekistereissä kirjausperusteiden tarkoituksena on varmistaa oikeellisuus ja päätösten jäljitettävyys; merkinnät voivat liittyä päätöksiin, asiakkaiden tietoihin tai viranomaistoimiin. Archivistoinnissa ne auttavat säilyttämään asiakirjojen alkuperän ja käsittelyhistorian.

Sääntely ja ohjeistus: Suomessa kirjanpitolaki ja siihen liittyvät asetukset edellyttävät, että kirjausten pohjana on asianmukainen lähde- tai tukidokumentti ja että nämä tositteet säilytetään asianmukaisesti. Tietojen käsittelyn oikeusperusteiden kontekstissa määritellään, millä perustein tietoja voidaan käsitellä ja tallentaa; näihin perustoihin voidaan viitata hallinnollisissa käytännöissä, jotta toiminta on läpinäkyvää ja tilivelvollista.

Hyvät käytännöt: säilytä alkuperäiset tositteet, liitä kirjausperuste selkeästi kirjausmerkintään ja käytä yhdenmukaista terminologiaa.

Puutteellinen kirjausperuste voi johtaa epäselvyyteen, virheisiin sekä auditointivaikeuksiin.