kirjausten

Kirjaus tarkoittaa yksittäistä merkintää, joka tallennetaan kirjaan, kirjanpitoon, arkistoon tai sähköiseen järjestelmään. Kirjausten genitivimuoto “kirjausten” viittaa useampiin merkintöihin tai niiden kokoelmaan. Käytännössä sana esiintyy esimerkiksi ilmaisussa kirjausten oikeellisuus, kirjausten säilyttäminen sekä kirjausten jäljitettävyys. Kielessä kirjaus on yleiskäsite tiedon tallentamisesta tapahtumaan, tositteeseen tai viranomaiskäsittelyyn liittyen.

Taloushallinnossa kirjausten tekeminen tarkoittaa liiketapahtumien tallentamista systemaattisesti. Yleinen periaate on kaksinkertainen kirjanpito: jokaiselle tapahtumalle kirjataan sekä debet- että kredit-merkintä, ja merkinnät liitetään lähdeasiakirjoihin. Kirjausten tulee olla ajantasaisia, oikeellisia ja helposti jäljitettävissä, jotta tase ja tuloslaskelma voivat olla luotettavia. Sähköinen kirjanpito mahdollistaa nopean haun ja keskitetyn hallinnan sekä paremman audit trailin.

Arkisto- ja tietohallintokontekstissa kirjausten hallinta tarkoittaa kuvaavan tiedon luokittelua, metadatointia ja säilytysaikoja koskevien sääntöjen noudattamista. Kirjausten pitkäaikainen säilyttäminen varmistaa tiedon saatavuuden, oikeudenmukaisen päätöksenteon ja toiminnan todistettavuuden. Digitaalisen arkistoinnin yhteydessä merkinnöillä on usein sähköinen audit trail, joka tallentaa muokkaukset ja käyttöoikeudet sekä muutokset.

Kirjausten käsite kattaa sekä talous- että arkistointikäytännöt. Siihen liittyvät termit kuten kirjausperuste, tositteet, arkistointiluokitus ja säilyvyysaika kuvaavat, miten merkintöjä luodaan, säilytetään ja käytetään päätöksenteon ja tilinpäätösten tukena.