Kirjanpitodokumentit

Kirjanpitodokumentit ovat taloudellisten tapahtumien todistusaineistoa, jota kirjanpito käyttää tilinpäätöksen, verotuksen ja taloudellisen seurannan pohjana. Ne mahdollistavat tapahtumien jäljittämisen, oikeellisuuden varmistamisen sekä taloudellisen tilan arvioinnin.

Yleisimpiin kirjanpitodokumentteihin kuuluvat myynti- ja ostolaskut, kuitit ja muut maksutositteet, pankkitositteet sekä kirjaustiedot, kuten päiväkirja ja pääkirja. Tilinpäätöksen laatimista varten tarvitaan myös tilikartta sekä taseen ja tuloslaskelman pohjaksi luettavat tiedot.

Dokumenttien on oltava alkuperäisiä tai oikeellisesti jäljentäviä, järjestettyjä ja helposti saatavilla. Kirjanpitoprosessin tulee tarjota auditointijälki ja osoittaa, mistä kukin tapahtuma on peräisin sekä kuka on tehnyt muutokset.

Säilytysvelvoitteet ja arkistointi ovat olennainen osa kirjanpitodokumentteja. Suomessa kirjanpitodokumenttien säilytysaika on yleisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, ja pidempiaikaisia arkistolinkkejä voidaan vaatia verotus- tai viranomaisvalvonnan tarpeisiin.

Sähköinen kirjanpito yleistyy, ja dokumentit tallennetaan digitaalisessa muodossa. Digitaalisen arkiston on täytettävä luettavuus, varmuuskopiointi ja muuttumattomuusvaatimukset, jotta tiedot ovat saatavilla viranomaisten pyynnöstä ja sisäisessä valvonnassa.