Interessentgjennomganger

Interessentgjennomganger er en strukturert gjennomgang av et prosjekt, et program eller et beslutningsgrunnlag der identifiserte interessenter får mulighet til å vurdere og gi tilbakemelding. Formålet er å sikre at relevante behov, krav og forventninger blir ivaretatt, og å teste om materialet samsvarer med organisasjonens mål og retningslinjer.

De brukes typisk i kritiske milepeler som kravspesifikasjon, arkitektur- eller designgjennomgang, anskaffelser og godkjenningsprosesser, men kan også forekomme ved større endringsinitiativer og prosjektgjennomganger.

Prosessen består av å identifisere og kartlegge interessenter, planlegge gjennomgangen, gjennomføre presentasjon og diskusjon (eller workshop), og dokumentere tilbakemeldinger samt oppfølging i form av beslutninger, endringer og tiltaksplaner.

Resultatet er referat, oppdaterte krav- og design-dokumenter, beslutningsgrunnlag og risiko- og tiltakslogg. En fasilitator eller prosjektleder koordinerer, mens relevante interessenter deltar i samsvar med sin rolle.

Fordeler inkluderer bedre forankring, høyere kvalitet på løsninger og risiko for senere endringer redusert, samt større legitimitet for beslutninger. Utfordringer kan være tidkrevende planlegging, behov for bred representasjon og konflikter mellom interesser, og krever god fasilitering og dokumentasjon.

Se også: interessentanalyse, interessentinvolvering, styringsdokumenter.