Hyväksyntäkirjeet
Hyväksyntäkirjeet ovat virallisia kirjallisia todistuksia, joita käytetään täydentämään tai vahvistamaan muiden hallinnollisten tai oikeudellisten toimenpiteiden ehtoja. Kelvollinen hyväksyntäkirje tarjoaa kansalaisille, yrityksille ja organisaatioille kirjallisen osoitteen siitä, että tietty toiminta, kysely tai hakemus on saanut viranomaisen, yrityksen tai järjestön hyväksynnän. Sana "hyväksyntä" tulee suomen kielestä ja viittaa yleensä lupaan, kovaan hyväksyntään tai selvittäviin asiakirjoihin.
Hyväksyntäkirjeitä käytetään laajalti erilaisten lupien ja dokumenttien yhteydessä, kuten rakennuslupien myöntämisessä, toiminta- ja verotuskyselyissä, tutkittavuus- ja
Hyväksyntäkirjeen täytyy sisältää:
- kirjoittajan ja vastaanottajan tiedot,
- viitteen tarkka asiakirja, jonka hyväksyntä koskee,
- asiakirjan laajuus ja tarvittaessa omaa hetkeä sanottu aika,
- oikeudellinen vastuullinen vahvistus, usein alempänä, jotta se on virassa
- allekirjoitus ja tunniste, kuten viranomaisen mastoni.
Hyväksyntäkirjeet muodostavat lakikanseliaisuutta, kun ne liitetään virallisiin asiakirjasarjoihin. Jos asiakirja vahvistaa lupaamisen, se toimittaa tarvittavaa todistusaineistoa
Hyväksyntäkirjeiden laatisessa on oltava erityistä tarkkuutta, jotta ne pysyvät lain ja viranhaltijan asettamien vaatimusten mukaisina. Viranomaisen