Hyväksyntäkirja

Hyväksyntäkirja on virallinen dokumentti, joka vahvistaa, että jokin hakemus, suunnitelma, tuote tai toimenpide on saanut hyväksynnän viranomaiselta, organisaatiolta tai muulta päättävänä taholta. Se toimii todisteena siitä, että aiottu toimenpide täyttää sääntöjen, ohjeiden tai laatustandardien asettamat kelpoisuusvaatimukset, ja että siihen voidaan edetä.

Hyväksyntäkirjaa käytetään monilla hallinto- ja liiketoiminta-aloilla. Yleisiä konteksteja ovat rakennus- ja ympäristölainsäädäntö, luvanvaraiset liiketoimintatoiminnot sekä koulutuksen, tutkimuksen tai hankkeiden rahoituksen ja opinto-oikeuksien myöntäminen. Kirja voidaan antaa sekä paperi- että sähköisessä muodossa, ja se voi sisältää viitetiedot, hyväksymisnumeron, voimassaoloajan sekä mahdolliset ehdot ja rajoitukset.

Tavallinen sisältö yleisesti sisältää:

- vastaanottajan tiedot, päivämäärä ja viitenumero

- kuvaus hyväksytystä asiasta tai toiminnasta

- hyväksymisen ehdot, velvoitteet tai rajoitukset

- voimassaoloaika sekä mahdolliset uusimisedellytykset

- allekirjoitukset tai sähköinen allekirjoitus sekä viranomaisen tai järjestön leima tai merkintä

Hyväksyntäkirja on usein keskeinen asiakirja seuraaville toimille, kuten lisensoinnille, projektiluvan hakemiselle, oikeudellisen tai taloudellisen prosessin etenemiselle sekä osoituksena siitä, että valmisteltu toimenpide on hyväksytty ennen seuraavaa vaihetta.