Henkilötiedon

Henkilötiedon käsite viittaa tietoihin, jotka liittyvät tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön tai joiden avulla henkilö voidaan tällaiseksi tunnistaa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, IP-osoite sekä terveydentiedot, taloustiedot tai biometriset tiedot. Henkilötiedot voivat muodostaa kokonaisuuksia, joiden käsittelyllä on tarkoitus suorittaa palveluja, hallinnoida sopimuksia tai täyttää lainsäädännölliset velvoitteet.

Käyttö ja suojelu: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Käsittely on sallittua vain laillisella perusteella, kuten suostumus, sopimus, oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite. Käsittelyn tulee olla tarkoitussidonnainen, minimimääräinen, oikeellinen ja ajantasainen. Herkkiä henkilötietoja (esimerkiksi terveystietoja tai etnistä taustaa) saa käsitellä yleensä erityisillä perusteilla tai lisäsuojatoimilla.

Käytännössä henkilötietojen käsittely tapahtuu esimerkiksi työnantajan hallinnoimissa HR- tai palvelujärjestelmissä sekä asiakkaiden tietoja keräävissä järjestelmissä. Henkilötietojen käsittelylle on oltava asianmukaiset oikeutukset ja tekniset sekä organisatoriset turvatoimet, kuten pääsyoikeuksien rajoittaminen, salaus, pseudonymisointi ja lokien hallinta.

Oikeudet ja vastuut: Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikeus oikaiseen, poistaa tai rajoittaa käsittelyä sekä siirtää tiedot toiseen järjestelmään. Hän voi vastustaa käsittelyä ja käyttää suostumuksen peruuttamista. Oikeudet voidaan osittain rajoittaa lainsäädännön puitteissa. Valvontaviranomaisille voi tehdä valituksen, jos oikeudet eivät toteudu.

Rekisterinpitäjä vastaa käsittelyn tarkoitusten ja keinojen määrittelystä; käsittelijä suorittaa käsittelyä rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan. Tietoturvaloukkauksista on ilmoitettava nopeasti sekä rekisterinpitäjälle että tarvittaessa tietosuojaviranomaisille, usein 72 tunnin kuluessa, silloin kun riski yksilöiden oikeuksille ja vapauksille on olemassa.