Hankintapyynnöllä

Hankintapyynnöllä tarkoitetaan julkisissa hankinnoissa käytettyä menettelyä, jossa hankintayksikkö pyytää potentiaalisilta toimittajilta tietoja tai alustavia tarjouksia suunnitteilla olevasta hankinnasta. Hankintapyyntö voi toimia sekä markkinakyselynä että keinona kartoittaa ratkaisuja ja vaatimuksia ennen varsinaisen kilpailutuksen aloittamista. Se auttaa määrittelemään tarpeen laajuuden, tekniset ratkaisut sekä aikataulun ja kustannusarvion.

Käyttökontekstit: Hankintapyynnöllä kerätään tietoa monimutkaisista tai suurista hankinnoista, joissa markkinan tarjontaa on syytä kartoittaa ennen kilpailutuksen avaamista. Se soveltuu pre-kilpailutilanteisiin, rajoitettuihin menettelyihin sekä neuvottelumenettelyihin, ja sitä käytetään myös markkinakyselynä.

Dokumentin sisältö: Hankintapyynnön mukana on kuvaus hankinnan tavoitteista, tekniset ja toiminnalliset vaatimukset sekä arvioitu hankinnan arvo ja aikataulu. Vastaajilta voidaan pyytää teknisiä ratkaisuja, referenssejä, kustannusarvioita sekä tietoja toimivuudesta ja toimitusaikatauluista. Vastaukset voivat vaikuttaa tarjouspyynnön muotoon ja valintakriteereihin.

Erotus tarjouspyyntöön: Toimittajat antavat yleensä sitovia tarjouksia tarjouspyynnössä, kun hankintapyyntö on useimmiten informatiivinen tai esitutkiva luonne. Loppuvaiheessa kaupallinen kilpailutus voidaan käynnistää tämän pohjalta.

Sääntely: Suomessa hankinnoista säädetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetuilla laeilla sekä EU-direktiiveillä. Hankintapyynnön käytöstä on ohjeistuksia hallinnoissa, ja sen tarkoituksena on edistää avointa kilpailua sekä varmistaa hankinnan suunnitelmallisuus ja tasapuolinen kohtelu.