Hallintaprotokollat

Hallintaprotokollat ovat organisaation hallinnon ja toiminnan ohjaamiseen tarkoitettuja asiakirjoja, joissa kuvataan menettelytapa sääntöjen, päätösten ja vastuiden toteuttamiseksi. Ne toimivat sisäisinä ohjenuorina ja varmistavat, että toiminta on yhdenmukaista, läpinäkyvää ja jäljitettävää.

Tyypillisesti hallintaprotokollat kattavat päätöksentekoprosessit, valtuuksien delegoinnin, tiedonkulun, tietoturvan, hyväksyntä- ja allekirjoitusmenettelyt sekä arkistoinnin ja asiakirjojen versionhallinnan.

Protokollien sisältö ja laajuus vaihtelee organisaation mukaan, mutta tyypillisiä osia ovat tavoite ja soveltamisala, määritelmät, vastuut, prosessikaaviot, päätöspisteet ja toimenpiteet sekä muutos- ja laadunvarmistusmenettelyt.

Hallintaprotokollat voivat olla osa julkisyhteisöjen hallintoa, yritysten hallinnointia tai oppilaitosten sisäisiä käytäntöjä. Ne eroavat pöytäkirjoista; pöytäkirja on yleensä kokouksen äänitteellinen dokumentti, joka tallentaa todetut tapahtumat ja päätökset, kun hallintaprotokolla kuvaa menettelytapoja, säännöksiä ja voimassa olevia käytäntöjä.

Julkisyhteisöissä hallintaprotokollien laatiminen ja ylläpito voivat olla julkisten tietojen piiriä, ja ne voivat olla sekä sähköisessä että paperisessa muodossa. Säilytysajasta ja henkilötietojen suojasta säädetään organisaation arkistointikäytännöissä ja lain vaatimissa puitteissa.